Przestrzeń biurowa, a efektywność pracy

Wpływ na efekty pracy ma nie tylko to, czym zajmuje się organizacja, ale również miejsce, w którym prowadzi działalność. Zależności między przestrzenią roboczą a produktywnością są w teorii oczywiste, ale w praktyce stosunkowo rzadko analizowane. Zastanówmy się wobec tego, w jakim stopniu optymalny projekt biura kształtuje wydajność pracowników.

Nie tylko estetyka
Reorganizacja biura, remont lub innowacyjny projekt zazwyczaj kojarzą się wyłącznie z estetyką. Firma zanotowała nadwyżkę w budżecie, więc wykłada pieniądze na nowe biurka, przemalowanie ścian i nowy szyld nad wejściem. Oczywiście, świętym prawem przedsiębiorstw jest dowolnie dysponować gotówką, jednak warto potraktować przygotowanie stanowisk pracy szerzej, bardziej holistycznie.
Architektura wnętrz wpływa na wiele czynników, które wiążą się z efektywnością pracy. Odpowiednie rozlokowanie stanowisk oddziałuje na stopień koncentracji i możliwość podejmowania wspólnych lub indywidualnych projektów. Kolor ścian, odstępy pomiędzy biurkami, jakość zakupionych krzeseł – to wszystko decyduje o efektywności pracowników.
Jeżeli jako menedżer lub właściciel organizacji dostrzegasz problemy z pracą zespołową, komunikacją z klientami lub organizacją zadań, być może problem nie leży w aspektach zarządczych lub komunikacyjnych, a właśnie w projekcie otoczenia. Przemyślane zmiany wizualne i przestrzenne mogą poprawić funkcjonowanie firmy, przynieść wymierne skutki, wyeliminować nieporozumienia lub praktyczne trudności.

Ergonomia kluczem do wydajności
Przy okazji reorganizacji przestrzeni (zmiana układu stanowisk,  nowe meble biurowe, remont) należy wziąć pod uwagę ergonomię stanowisk. To kwestia od dawna rozpoznana w lepiej rozwiniętych krajach, za którą stoją konkretne badania i wytyczne.
Wysokość biurka i fotela, oświetlenie, odległość monitora, akcesoria, dodatki, zabezpieczenia – każdy z tych elementów decyduje o zdrowiu i koncentracji pracowników. Istnieją konkretne przepisy i normy BHP dla pracy w biurze, jednak nie chodzi o ich przestrzeganie jedynie ze względu na ewentualne kary. Warto postawić na ergonomię, ponieważ pracownik, który czuje się wygodnie, zdrowo i przyjemnie w miejscu pracy, zwiększa swoją wydajność i kreatywność.
Nie tylko na działach produkcyjnych, ale również w przestrzeniach biurowych niewłaściwa ergonomia przyczynia się do częstych zwolnień chorobowych, rezygnacji z pracy w danej branży czy przechodzenia na emeryturę lub rentę. Problemy ze wzrokiem, bóle kręgosłupa, nieustanne osłabienie i narażanie układu mięśniowego to tylko część dolegliwości, które nie biorą się znikąd, a ich źródłem jest zwykle stanowisko pracy.
Słabe zdrowie pracowników daje dużo do myślenia, podobnie jak straty, które siłą rzeczy notuje konkretna organizacja z powodu licznych nieobecności w pracy. Poszukiwania zastępstw, zatrudniania nowych osób lub niespodziewanego przerwania projektów ze względu na zwolnienia lekarskie można uniknąć, stosując się do wytycznych na temat ergonomii.

Wpływ na wizerunek
Optymalnie zaprojektowana przestrzeń, jako jedna ze składowych Corporate Identity, ułatwia pracę, ale też buduje wizerunek firmy, choćby w bezpośrednim kontakcie z klientami i kontrahentami. Istnieje wiele biur, w których albo nie ma wydzielonej przestrzeni do rozmowy, albo jest tylko sala konferencyjna, gdzie klienci, interesanci, kontrahenci nie mogą czuć się swobodnie. Ani puste i zakurzone pokoje, ani ciasno wypełnione przestrzenie typu open space nie dodają firmie prestiżu.

Widok pracowników siedziby Google, którzy jeżdżą po biurze na hulajnogach i pracują na kolorowych leżakach, może wydać się zabawny. Stoi jednak za tym profesjonalna, przemyślana koncepcja, która udowadnia, że branżowi potentaci zwracają uwagę na każdy detal swojej działalności. Warto się od nich uczyć i bać dobry przykład bez względu na wielkość firmy.

Jak dobrze zaprojektować biuro i przestrzeń do pracy
Każdy projekt biura powinien być wykonywany indywidualnie, a u jego źródła musi leżeć dokładna strategia obejmująca cele, wizję i misję marki. Nie ma jednego, złotego, sprawdzonego patentu na wykonanie projektu architektonicznego. Najpierw trzeba poznać organizację, jej filozofię i działanie, a następnie przeprowadzić szeroką i pogłębioną analizę.

Co stwarza bariery i szum komunikacyjny? Dlaczego pracownicy nie podejmują wybranych aktywności? Co męczy, a co zadowala ich w pracy? Tylko szczere i profesjonalne przygotowanie podstawowych informacji na temat konkretnego biura przynosi efekty podczas realizacji projektu.
Identyfikacja potencjału i negatywnych czynników przestrzennych wymaga know-how zespołu specjalistów oraz odpowiedniego nastawienia organizacji i pracowników. Niezbędne jest zrozumienie, czemu mają służyć zmiany. Nie powinny być one wyłącznie remontem, odświeżeniem, sposobem na wykorzystanie nadwyżki, a raczej przemyślanym krokiem ku większej efektywności i zniwelowaniem zagrożeń oraz słabych stron.
Jednocześnie pracownicy powinni odczuwać, że zmiana jest dla nich korzystna; że ergonomia oraz nowy układ pomieszczeń i stanowisk są lepsze i bardziej sprzyjają satysfakcjonującej pracy. Spędzając w biurze od kilku do kilkunastu godzin dziennie przez całe lata, siłą rzeczy przyzwyczajamy się do przestrzeni, wyrabiamy sobie nawyki, uczymy się każdego zakątka. Dlatego ważną rolą nowego projektu jest uwzględnienie jedynego w swoim rodzaju podejścia konkretnych pracowników do określonych obszarów pomieszczenia.

Nie mniej istotne będzie dobranie odpowiedniego wyposażenia oraz mebli biurowych projektowanych przez znanych i renomowanych producentów, designerów, projektantów takich jak m. in: Steelcase, vitra, Pedrali, arper,

Solo czy zespołowo, czyli dla kogo projektować biuro
Dynamiczne przemiany technologiczne i społeczne nie omijają biur, w których pracuje się dziś w znacząco odmiennym stylu niż przez całe dekady. Pojawienie się technologii mobilnych oraz rozwój Internetu to czynniki, które zreorganizowały wiele branż, umożliwiając pracę w domu lub w podróży.
Od mikroprzedsiębiorstw, do dużych koncernów – we wszystkich rodzajach firm wprowadza się tryb „home office” jako alternatywę lub opcjonalny wybór wobec klasycznej pracy przy biurku. Jednocześnie trudno sobie wyobrazić przedsiębiorstwo zatrudniające tysiące pracowników, nawet zdalnie, posiadające siedzibę wielkości mieszkania. Jak zatem znaleźć złoty środek?
Sposobem jest projekt uwzględniający mobilność i wielozadaniowość stanowisk pracy. Tak aby w zależności od obowiązków pracownik mógł znaleźć zaciszny kąt i równie łatwo zasiąść do wspólnych działań z całym zespołem, bez poczucia ciasnoty i bez dostępu do podstawowych udogodnień.
W realizacji liczą się wszystkie detale, dlatego ważne jest wsparcie ekspertów z doświadczeniem. Zrównoważenie nowoczesnych technologii i sprawdzonych rozwiązań architektonicznych jest kluczem do stworzenia miejsca, w którym idee przekuwają się na konkretne efekty, a co za tym idzie – w satysfakcjonujące wyniki finansowe. Badania wskazują bowiem, że najlepsi pracownicy są zadowoleni z przestrzeni, w jakiej podejmują się realizacji swoich zadań.

Czy decydować się na open space
Gdyby w proporcjach 1:1 zastosować wzorce ze stereotypów na temat nowoczesnej korporacji, w każdej firmie należałoby stworzyć przestrzenie typu open space, aby obserwować wzrost wydajności i nowoczesności przedsiębiorstwa. I choć to sprawdzony sposób w niektórych branżach, w wielu zupełnie nie przystaje do rzeczywistości. To tylko jeden z przykładów na potwierdzenie tezy, że projektowanie i aranżowanie wnętrz biurowych wymaga indywidualnego i przemyślanego podejścia.

Open space i generalnie większe przestrzenie to dobry pomysł, jeżeli w biurze dochodzi do nieustających interakcji, przepływów i kooperacji. Minusem jest praktyczny brak możliwości pełnego skupienia. Natężenie dźwięków i pozostałych bodźców może zabijać kreatywność nawet najbardziej zaangażowanych pracowników. Z drugiej strony skrajna minimalizacja przestrzeni również nie należy do najlepszych koncepcji, ponieważ fizyczne poczucie ciasnoty uniemożliwia swobodną i 100-procentową pracę nad powierzonymi obowiązkami.
Ważne, aby myślenie przestrzenne przyświecało aranżacji zarówno całego pomieszczenia, jak i konkretnych stanowisk. Co po dużym pokoju, jeżeli biurko jest dziecięcych rozmiarów? Jak ma się poprawić efektywność, jeżeli budżet został wykorzystany na ładne pomieszczenie socjalne, ale zabrakło środków na ergonomiczne krzesło i nowoczesną klawiaturę? Na te i inne pytania warto sobie odpowiedzieć nie tyle w trakcie, co przed podjęciem jakichkolwiek zmian przestrzennych w biurze i siedzibie organizacji.

Korzyści słowem podsumowania
Zamiast tradycyjnego podsumowania, jeszcze raz podkreślmy najważniejsze korzyści, jakie płyną z przemyślanego zagospodarowania biurowej przestrzeni. Jeżeli na poważnie myśli się o zwiększeniu efektywności pracowników, należy skupić działania nie tylko wokół kwestii szkoleń, komunikacji wewnętrznej czy zarządzania zespołem (każda z nich jest szalenie istotna, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów), ale również na organizacji przestrzeni. Zewnętrzny zespół projektantów gwarantuje kompleksową pomoc w przeprowadzeniu zmiany: od analizy, przez projektowanie i konsulting, po realizację zgodnie z przyjętą strategią i najwyższymi standardami.

Nowoczesna, indywidualna architektura wnętrz biura to przede wszystkim:

• wyższy komfort pracy
• ergonomiczne, a przez to zdrowsze stanowiska
• estetyczne i nowoczesne wyposażenie
• profesjonalny wizerunek w oczach pracowników, kontrahentów i klientów
• łatwiejsza realizacja indywidualnych i grupowych projektów
• dostosowanie do wymogów współczesnego rynku
• zniwelowanie dotychczasowych ograniczeń i uwolnienie potencjału organizacji.

Zależności pomiędzy stanowiskiem pracy a jej jakością zostały już dawno zbadane i opracowane. Zadaniem doradców jest zaimplementowanie know-how w konkretnych organizacjach, tak aby przedsiębiorcy zyskiwali zarówno w bliższej, jak i dalszej perspektywie. Czy biuro może się kojarzyć jednocześnie z wytężoną pracą i przyjaznymi warunkami? Tak, lecz wymaga to profesjonalnego spojrzenia i eksperckiego podejścia.